Come preparare una richiesta di offerta (RFQ) professionale per la produzione di borse

Nota del produttore: la maggior parte dei ritardi di quotazione non viene da un fornitore lento, ma dalle domande di rimando dovute ai dettagli mancanti. Ogni campo compilato è una domanda che il fornitore non deve fare. Per questo una RFQ completa è il modo più economico di comprimere i tempi.

Cosa contiene una RFQ completa

• Tipo di borsa e un'immagine o uno schizzo di riferimento
• Misure: larghezza x altezza x profondità, lunghezza di manico o tracolla
• Materiale e grammatura obiettivo; per il tessuto, un intervallo GSM; per la pelle, vera o PU e uno spessore o una mano
• Fodera, se richiesta
• Minuteria: cerniera, chiusura magnetica, bottoni a pressione, piedini, tiretti brandizzati
• Quantità, con ripartizione per colore o taglia
• Metodo di personalizzazione, posizione, colori e file vettoriali con Pantone
• Etichette e cartellini: etichetta tessuta, cartellino, etichetta di cura
• Imballo: polybag singolo, codice a barre, requisito cartone
• Paese di destinazione e Incoterm preferito (EXW, FOB, CIF)
• Prezzo obiettivo o fascia di budget, dichiarati con onestà
• Data di consegna, se c'è una scadenza

Checklist RFQ (da copiare nella richiesta)

1. Prodotto e immagine di riferimento
2. Misure e capacità
3. Materiale e GSM, o tipo di pelle e spessore
4. Fodera e rinforzo
5. Minuteria e cerniera
6. Quantità e ripartizione
7. Personalizzazione e file vettoriali
8. Colori Pantone
9. Etichette e cartellini
10. Formato di imballo
11. Destinazione e Incoterm
12. Prezzo obiettivo e scadenza

Cosa avere pronto in anticipo

Tenete i file vettoriali pronti prima di scrivere a un fornitore. Decidete tessuto e metodo di personalizzazione insieme, perché l'uno vincola l'altro. Conoscete destinazione e quantità approssimativa, perché entrambe cambiano l'offerta. Se avete una scheda tecnica, inviatela; in caso contrario, la lista qui sopra basta per iniziare.

Errori comuni nella RFQ

Inviare solo un logo e un prezzo obiettivo senza dettagli di prodotto. Dare la quantità come "qualche migliaio" anziché un numero o una fascia con i salti. Allegare un logo a bassa risoluzione e attendersi un colore esatto. Tralasciare imballo e Incoterm, così l'offerta manca i costi reali e non è confrontabile. Chiedere un campione prima che la specifica sia definita, ottenendo un campione del prodotto sbagliato.

Perché il formato decide il confronto

Quando inviate la stessa RFQ completa a due o tre produttori, le offerte sono confrontabili, perché quotano lo stesso prodotto. Una RFQ incompleta produce offerte basate su ipotesi diverse, che sembrano divergere per ragioni estranee al fornitore.

Cosa succede dopo l'invio

Un buon fornitore conferma o adegua la specifica, segnala ciò che non regge al prezzo obiettivo, e quota con un tempo di consegna. Il passo successivo è un campione. Inserite una fase di campione nel planning anziché vederla come un ritardo.

Pronti a inviarla? Usate la checklist e richiedete un'offerta, e fate dare tempo di consegna e scomposizione dei costi con l'offerta.

Link interni: avvio su request a quote, fase campione su sampling, materiali su materials.