Een professionele offerteaanvraag (RFQ) voorbereiden voor tassenproductie

Wat een volledige RFQ bevat

• Tastype en een referentiebeeld of schets
• Maten: breedte x hoogte x diepte, lengte van hengsel of schouderband
• Materiaal en streefgewicht; voor stof een GSM-bereik; voor leer echt of PU en een dikte of gevoel
• Voering, indien nodig
• Hardware: rits, magneetsluiting, drukknopen, voetjes, gebrande ritstrekkers
• Aantal, met verdeling per kleur of maat
• Brandingmethode, plaatsing, kleuren en vectorbestanden met Pantone
• Labels en tags: geweven label, hangtag, wassymbool
• Verpakking: losse polyzak, barcode, doosvereiste
• Land van bestemming en gewenste Incoterm (EXW, FOB, CIF)
• Streefprijs of budgetbereik, eerlijk genoemd
• Leverdatum, als er een deadline is

RFQ-checklist (kopieer naar uw aanvraag)

1. Product en referentiebeeld
2. Maten en inhoud
3. Materiaal en GSM, of leersoort en dikte
4. Voering en versterking
5. Hardware en rits
6. Aantal en verdeling
7. Branding en vectorbestanden
8. Pantone-kleuren
9. Labels en hangtags
10. Verpakkingsvorm
11. Bestemming en Incoterm
12. Streefprijs en deadline

Wat u vooraf klaar hebt

Houd uw vectorbestanden klaar voordat u een leverancier aanschrijft. Beslis stof en brandingmethode samen, want het een begrenst het ander. Ken uw bestemming en het globale aantal, want beide veranderen de offerte. Hebt u een techpack, stuur het mee; zo niet, dan volstaat de lijst hierboven om te starten.

Veelgemaakte fouten in de offerteaanvraag

Alleen een logo en een streefprijs sturen zonder productdetails. Het aantal als «een paar duizend» opgeven in plaats van een getal of een bereik met trappen. Een logo met lage resolutie meesturen en een exacte kleur verwachten. Verpakking en Incoterm weglaten, waardoor de offerte echte kosten mist en niet vergelijkbaar is. Een monster vragen voordat de specificatie vastligt, wat een monster van het verkeerde product geeft.

Waarom de vorm de vergelijking bepaalt

Stuurt u dezelfde volledige RFQ naar twee of drie fabrikanten, dan zijn de offertes vergelijkbaar, want ze prijzen hetzelfde product. Een onvolledige RFQ geeft offertes op basis van verschillende aannames, die verschillen om redenen die niets met de leverancier te maken hebben.

Wat er na het versturen gebeurt

Een goede leverancier bevestigt of past de specificatie aan, wijst op wat niet past binnen de streefprijs, en offreert met een levertijd. De volgende stap is een monster. Neem een monsterronde op in de planning in plaats van het als vertraging te zien.

Klaar om te versturen? Gebruik de checklist en vraag een offerte aan, en laat de levertijd en een kostensplitsing bij de offerte geven.

Interne links: starten op request a quote, monsterfase op sampling, materiaal op materials.